Dokumentuen bateratzea eta estandarizatzea. Dokumentuen normalizazioa eta normalizazioa garatzea

Aurrerapen zientifiko eta teknologikoa eta jabetzako forma asko sortu ziren merkataritza, ekonomia eta gizarte eta kultura arteko loturen hedapena ekarri zuen. Gizartean indar handiagoak diren prozesuak eragin handia izan du kudeaketaren esteken funtzionamendu osoa lortzeko behar diren informazio-fluxuen bolumenen hazkundea.

Zein da dokumentuaren bateratzea?

Esparrua eta eremua kontuan hartu gabe: egoera-jarduera edo industria, hezkuntza edo osasun-eskuliburua: eskuliburuaren bateratzea eta dokumentuen estandarizazioa pixkanaka berriro atzeratu dira. Azken mendearen hasieratik, sistematizazioaren inguruko datuen tratamenduak pixkanaka eskuliburuan mekanizatu eta automatizatu egin ditu.

Horrela, dokumentuen kudeaketa arrazionalizatu egin zen. "Dokumentuen normalizazioa eta normalizazioa" kontzeptua etapa honetan jaio zen. Hala ere, dokumentazio prozesuaren eta datuen tratamenduaren fase guztietan, arazo bera sortu zen. Kaosa automatizatzea ezinezkoa da, prozesu hori, oro har, dokumentuen bateratzea eta estandarizatu behar delako. Beste era batera esanda, paperak bakarrik antolatuz gero, prozesatu eta erabili ahal izango dituzu.

Unitateen helburuak eta zereginak

Zuzendaritza ofizial, ekonomiko eta beste edozein jarduera optimizatzeko une garrantzitsuak dokumentuen bateratzea eta estandarizatzea dira. Kontzeptu hau laburki azaldu daiteke lan-fluxua modu uniforme uniformean jartzea, sistema uniformea. Prozesu honek eragin handia du dokumentazio guztien zuzeneko konpilazioan. Dokumentuen normalizazio eta bateratze printzipioak honako hauek dira:

1. Inprimakien tipifikazio uniformea.
2. Baldintza berberak ezartzen ditu kudeaketa-erabakiak hartzeko orduan sortutako datuak prozesatzeko.
3. Materialen bilketa eta diseinua izaera desberdineko kostuen murrizketa garrantzitsuak.
4. Datu-base uniforme ugariren bateragarritasuna, industria eta jarduerak kontuan hartu gabe.

Dokumentu bateratuaren zirkulazioaren funtzioak

Merezi du ulertzea erakunde, enpresa edo herrialde baten zuzendaritza eta kudeaketaren edozein jarduera sistema bat dela, eta elementu bakoitza funtzio bat edo beste bihurtzen da. Horien artean daude ohikoak (edo tipikoak): edozein erakunderen jardueretarako berezituak direnak: antolaketa, administrazioa, exekutiboa, plangintza, kontabilitatea, eta abar. Bitartean, erakunde partikularren jarduerak funtzio espezifikoak dituzte. Adibidez, hezkuntza-jardueren ezarpenean oinarritutako zereginak eta helburuak eremu honetako irakasgaiak soilik dira.

Zer da dokumentu sistema?

Kudeaketa dokumentuen bateratzea eta estandarizatzea materialen sistema da, haien harremana oinarri hartuta:

• Irtengo seinaleak;
• helmuga;
• industria;
• mota;
• Konpilazio baldintzak.

Zer dira dokumentu bateratuan sisteman?

Sistemaren dokumentazioa xede orokorrekoa eta industria-espezifikoa izan daiteke. Lehenengo motari dagokionez, hemen ez dago galdera. Sistema adimendunek dokumentuaren zirkulazioa eraman dezakete, enpresa edo erakundearen jarduera espezifikotasuna islatzen dutenak. Esate baterako, aduana-agiriak estandarizatu eta bateratu egingo dira esportatutako eta inportatutako ondasunen estatuko mugaren egiaztapena eta igarotzea prozedurak arautzen dituzten materialak.

Materialak nola erlazionatzen diren eta bi sistemen dokumentuak - funtzionalak eta sektorialak - elkarren artean erlazionatzen dira faktore askoren araberakoa. Bereziki, beren garrantzia erakunde baten jardueraren izaeraren arabera aurreikusten da. Gainera, kudeaketa dokumentuen bateratzea eta estandarizatzea ez da beti antolakuntza, exekuzio edo administrazio jarduerei buruzko xedapenak sortu. Bitartean, antolakuntza eta administrazio-planaren dokumentazioa, erakunde, enpresa, unitate eta funtzionarioen lanaren kudeaketaren, administrazioaren, elkarreraginaren eta arauen oinarrizko uneak biltzen ditu egitura funtzional eta sektorialetan oinarrituta.

Unification eta normalizazio oinarrizko faseak

Atzerriko merkataritzako dokumentuen estandarizazioa eta bateratzea arazo ugari sortzen dira antolakuntza eta administrazioko dokumentazio-bloke baten berrantolaketa dela-eta, sistema horiei laguntza juridikoa emateko. Merkataritza-negozioaren dokumentu-zirkulazioan behar bezala batuta egiteak dakar:

1. Dokumentu-inprimaki uniformeen esparruan, nomenklatura egokia ezarriko da.
2. Dokumentu-sistema bat eraikitzeko eredu orokorra eredu gisa hartutako formulario baten erabilera oinarritzen da.
3. Arreta berezia ematen zaie dokumentazioaren eraikuntza sintaktikoaren arauei.

Horren aurretik, lehen mailako dokumentuen estandarizazioa eta estandarizazioa gauzatu ziren sorkuntza, betetze, prozesatze eta aurrezteko fase guztietan. Pertsona baten gaitasun psikofisiologikoak eta gailu makina-tekniken parametroak kontuan hartu dira.

Estandarrak sortzeko ezaugarriak

Kontuan izan behar da bateratze prozesuaren emaitza izan zen gehien erabiltzen den txantiloi bat forma juridiko bakar bat murriztea. Zerbitzu, produktu eta lanetarako garatutako estandarrak lege federalen azalpenean daude. "Kasu honetan," dokumentuak bateratzeko eta estandarizatzeko "kontzeptua arauak zehaztea da borondatez behin betiko aplikatzeko arauak eta ezaugarriak finkatzeko.

Arauak sortzeko zeregina produkzio esparruan ordenatzea eta produktuen, zerbitzuen edo obren lehiakortasunaren ezaugarriak areagotzea da. Atzerriko merkataritzako dokumentuen normalizazioa eta bateratzea informazio eta bateragarritasun teknikoa lortzeko zuzenduta dago.

Kanpo merkataritzaren dokumentazioa bateratzearekin lotutako arazoak

Horrez gain, "estandarra" terminoa ez da soilik eduki arautzailearen dokumentua. Legeak argi eta garbi adierazten du bere borondatezko ez-derrigorrezko aplikazioaren mekanismoa. Estatu estandarrak nazio mailako ordeztuak izan ziren. Kardinal aldaketak egin ondoren, kanpoko merkataritzako dokumentuen estandarizazio eta bateratze arazoak soilik mantentzen dira.

Esportazio produktuei buruzko dokumentazio osagarria biltzeko prozesuan arautzen dituen estatuko arauak gaur egun zorrotzagoak dira. Arau Teknikoei buruzko 2003ko uztailaren 01ko lege federalak onartutako sistema bateratuaren arabera, agirien kudeaketaren eskakizun bateratuak guztiz ez datozen xedapenek ez dute xedapen hori betetzen, baina gaur egun erabiltzen dira kopuru handietan.

Estatuko estandarraren eginkizuna bateratzea eta estandarizatzeko prozesuan

Dokumentuen bateratzea eta normalizatzea - Errusiako Estatua Estandarraren bidea. Edozein Errusiako klase sailkatzaileek arlo tekniko, ekonomiko eta sozialean lege-indarra eskuratzen dute berehala, estatuko erregistroa igaro ondoren. Jarduera bereizietan jasotako baldintza guztiak betetzeko kontrolatzea Errusiako Estatua Estandarra eta estatu batek baimendutako beste erakunde batzuek gauzatutako gaitasunaren barruan egiten dute.

Dokumentazioen estandarizazio eta estandarizatzeko jarraibide nagusiak laginak uniformeak, txantiloiak, inprimakiak ezartzea dira. Agiriak prestatzeko behar diren estandarrak izan daitezke, ondasun mota batzuen estandarrak eta dokumentazio sistema bateratuak. Azken hau arau eta eskakizun komunen arabera sortutako materialen sistema da. Dokumentazio sistema bateratuak, normalean, eragiketa eremu zehatz batean zuzendaritza funtzioak burutzeko beharrezko informazioa du.

Errusiako sistemen oinarrizko unitatea eta estandarizatua

Orain arte, sistema bateratuen artean hauek dira:

• Antolakuntza eta administrazio izaera duen dokumentazioarekin lotutako egitura.
• Banku-erakunde batean lan-fluxua kontrolatzen duen sistema;
• Kontabilitate dokumentuen bateratzea eta estandarizatzea, baita sektore publikoko erakundeen kontabilitate eta finantza erregistroak ere;
• Dokumentu estatistikoen esparrua;
• Laneko gaiak arautzen dituen dokumentazio sistema;
• Atzerriko merkataritzako dokumentu bateratuak.

Horrenbestez, goian aipaturiko sistema bakoitzak bere egoera estandarraren laguntzarekin dago, jarduera-eremu jakin batean funtzionamendua koordinatzen duten agentzien arabera garatua. Adibidez, Errusiako Ogasun Ministerioak kontabilitate eta banku dokumentazioetarako inprimakiak sortzeko arduraduna da. Aldi berean, Rosarkhiv erakunde antolatzaileari eta administratiboari buruzko txantiloiak definitzen ditu. Agintariek agintzen dute dokumentuen baldintzak. Bere bateratzea eta estandarizatzea industria jakin batean erabiltzeko inprimakiak sortzea dakar.

Arauak eta agiriak estandarizazio prozesuan

Dokumentuaren eskakizuna behartuta dago, eta hori gabe ezinezkoa da matrikula ofizialaren prozedura gainditzea, materialaren erregistroa. Baldintzak honako hauek dira: sinadura, zigilua, zigilua, data, testua, eta abar. Jakina, dokumentu ofizial bakoitzaren arabera, baldintza multzo bereizi bat erabiltzen da. Aldi berean, sistema bakoitzean, bateratzea sistema batetik dokumentu era eredugarri bat sortzea da. Datorren datu base batean sartutako dokumentu guztien nahikotasun egokiak garatzen dira.

Formularioa, aipatu dugun bezala, dokumentuaren txantiloia da. Aplikazio esparruan dokumentua prestatzeko eredu hori kontuan hartzen du bere formatua, eremu eta koska tamaina, egiturazko sare bat sortzearen ezaugarriak eta baldintza nagusiak.

Erakundeen eta administrazioen dokumentuen bateratzea eta estandarizatzea edozein antolakunde, instituzio, industria eta enpresa fabrikatzailearen jardueren forma erraztua errazten du. GOST-ek, antolakuntza eta administrazio dokumentazioa bateratzeko eta estandarizatzeko aplikazioa arautzen du:

• Erregulazio;
• Eskariak eta aginduak;
• irtenbideak;
• protokoloak;
• egintzak;
• idatziz.

Letrak erabakiak administrazio eta antolaketa gaiak konpontzeko, barne. Kudeaketa, koordinazioa eta jarduera eskaintzea:

• Errusiar Federazioko Erakunde Erakundeen Estatuko agintariek (autonomia-erkidegoen eta errepubliken zerrenda, autonomia-erkidegoen eta errepublikarena, zeinaren legediak, errusiarrarekin batera, hizkuntza nazionala ezartzen duena);
• Enpresak eta elkarteak, jabetza eta antolaketa eta lege jarduerak kontuan hartu gabe.

GOST-ek ez ditu eskakizunen osaketa, ez bakarrik eskakizunak erregistratzea, baita inprimakien ekoizpena, kontabilitate, aplikazioa eta aurreztea ere, Errusiar Federazioko Estatu Batuetako Emblema honekin eta gai armatuekin. GOST aplikazioa eskakizunen irudikapen eskematikoa da.