Erakundeen arteko dokumentuak Elektronikoa: nola funtzionatzen du?

Dokumentu elektronikoa kudeaketa (EDM) - oinarritutako sinadura birtuala dokumentu elektroniko erabilerari buruzko informazioa partekatzeko modu azkar bat. Aspaldidanik da geroztik garatu munduko herrialde aitortzen dabil negozio tresna eraginkorra da.

bihotz

erakundeen arteko dokumentuak elektronikoa - sortzeko, prozesatzeko, administrazioa, transferentzia, erosketa, mantentze, erabilera eta dokumentuak suntsitzea prozesu multzo bat. prozesu horiek guztiak burutzen dira osotasuna eta berrespena dokumentuak jaso eta egiaztatu ondoren.

juridikoen arteko dokumentu zirkulazio arauak egiten da alderdien akordioaren arabera. informazioa trukatzeko egiten da baliabide elektronikoak gordetako telekomunikazio instalazioen bitartez, eta dokumentuek. Apala kontabilitate informazioaren bizitza behar ez gainditzea den legegintza-mailan ezarri.

Erakundeak parte-hartzaileen sinadurak batera beste dokumentu formal eta informal bakoitzak komunikatzeko. enpresa-sektorean honen daitezke: fakturak, hitzarmenak, fakturak, kontratuak, hitzarmenak, aginduak, oharrak, ahalduntze eta abar Informazioa beharreko testua, taula eta fitxategiak grafiko eran hel daitekeen.

EDI sarrera xedea

EDI sarrera aurrebaldintza bat izan daiteke:

• errutina lan murrizketa;
• dokumentuak galtzea murriztea;
• "Gardena" dokumentuak lanak;
• handitzeko performance diziplina - dokumentuak dibulgazioa denbora jakin baten barruan, eta abar ...

helburuak kuantitatiboki artean honako hauek identifikatu dira:

• Denbora murriztea dokumentua prozesatu 10 aldiz.
• bulego gastuak murriztea erditik.

Agiri elektronikoak erakundeen arteko: nola funtzionatzen duen

etxeko Legearen arabera, erakundeen arteko dokumentu elektroniko dago bi aldeetan baimenarekin zuzendaritzapean. datuen trukea egiteko, beharrezkoa da, parte-hartzaile guztiak ziren operadorea ekipamendua konektatua. Hurrengoa, erabiltzaileak eskaera bat gehitu aurkako zerrenda bidali behar da. Ondoren berrespena sisteman parte-hartzaileen komunikatzeko.

EDI modulu funtzio hauek egiteko aukera izango dute:

• Gonbidatu datuak trukatzeko aurkako.
• Sortu helbide-liburu bat.
• kontabilitate esaterako 1C gisa software integrazioa.
• Kontu eta dokumentuak enkriptatzen.
• Egitura korrespondentzia.
• Letrak egoera kontrola.

erakundeen arteko Dokumentu elektronikoa egiten ziurtagiriak erabiliz. zerbitzari bat eta autentifikazio konektatzea ziurtagiri digital pertsonal baten bidez egiten da. Sinadura elektronikoa da sistemaren erabiltzaile bakoitzak jaulki, babestutako baliabide elektronikoak eta Token PIN kodea gordeta. Erabiltzaileak euren pasahitza sartu behar bulego pertsonalari. Bakarrik horren ondoren haien dokumentuak eskuratzeko aukera izango du.

truke-prozesu bat hasi ahal edozein erakundeko kidea, sistema konektatua. dokumentu bat bidaltzen duzun festa beste egin aurretik, sinadura elektronikoa sinatu behar da. Eragiketa honek "crypto" programaren bitartez egin. Dokumentua EDI bidez bidaliko da. kontratista langile dokumentu berria jakinarazpena jasotzen. onartzen badu, halaber jartzen zuen EDS. Dokumentuan aldaketarik egin nahi izanez gero, bere bertsio elektronikoa berriak sortzen ditu. edizio amaitutakoan edozein aldaketak gorde sinadura elektronikoa erabiliz nahi duzun. Dokumentua gero kontrarioak aldaketak bidaliko da. Non beharrezkoa da bat datorren elektronikoaren informazio dadin.

berriro egin aldaketak nahi baduzu, orduan prozedura osoa errepikatzen da berriro. bertsio berria erreklamazioak ez baldin badago, dokumentua errespetatuko da. final lagina hartzen da bi sinadura elektronikoa sinatuko. Ce dokumentu bertsioak zerbitzarian gordetzen dira, eta ikusteko dago. Behin lagin egungo egoerari ematen da, alda dokumentuan ez du funtzionatzen. Zapuztu kontratuak eman egoerari "Bertan behera". Hona hemen nola erakundeen arteko dokumentu elektronikoak egiteko.

ekipamendu

Zer behar da erakundeen arteko dokumentu elektronikoak egiteko? Batetik, zerbitzu hornitzaile bat aukeratu behar duzu, eta software berezia informazioa trukatzeko instalatzeko. Bigarrenik, kontrako horietako bakoitzak dituen erakundearen asmoa e-mailak egiteko batera, sinatu behar duzu "dokumentu elektronikoen trukea Akordioa".

Beharrezkoa da, halaber EDI zein agiri guztiak gordetzeko zerbitzaria ezartzeko. It bezeroaren ekipamendu, eta "hodeia" biltegiratze gisa izan daiteke. sistematik kanpo datuen Access aplikazioa da, eta ekipamendu erakundearen instalatutako bidez. zerbitzariarekin Computer elkarrekintza HTTP baino gehiago egiten da hautazkoa SSL enkriptazioa batera 128. dokumentuen sarbidea burutu den aplikazioaren interfazean bidez eta autentifikazio igaro ondoren bakarrik.

EDC proiektu

Prozesu automatizazio proiektu hainbat hilabete iraungo hainbat urte. Epea zuzenean automatizazioa, baliabide eta erakundearen finantza-gaitasuna behar dela prozesu kopuruaren araberakoa da. BRIEF zirkuituko EDC gauzatzeko honela:

• lan-talde bat sortzea.
• helburuak, epeak eta aurrekontua eraketa.
• Dauden prozesuen azterketa.
• lan bat garatzea.
• Vyrob EDI sistema.
• SED ezartzeko akordioa sinatzea.
• arautzea onartzea.
• sisteman direktorioen betetzea.
• langileen prestakuntza.
• aurretiazko probak egitea.
• SED ordena ezartzeko argitalpena.
• software eta lan arau gehiago garatzeko.
• Proiektu pilotu abian jarri.
• Full-eskala EDI trantsizioa.

EDI ezartzea, akats

dokumentuak automatizazioa prozesuan arreta berezia eman behar zaio prozesu horietan legea paper garraiolari baten presentzia eskatzen du. Bikoiztua paper dokumentuak elektronikoki ezinezkoa da. Hau nabarmen lan-prozesua moteldu eta jarrera negatiboa prozesu osoan automatizazioa bidean eragin. Lan bikoitza inork ez ordaintzen ezartzeko.

araudi berria ezartzeko prozesuan garatu behar beharreko dokumentuak, tren langileen lan egiteko, eta soilik ondoren, ezartzeko osoa burutzeko. Hau lortu daiteke soilik langileei helarazi badu teknologia berriak erabiliz onurak.

Beste herri akats - SED beharren azterketa pobrea. erabiltzaile lanera gabeko sistema bat bada, orduan prozesua EDI dela erakundearen hartutako desberdina.

onak eta txarrak: erakundeen arteko dokumentu elektroniko

abantailak:

• Murrizketa jatorrizko dokumentuak birbidaltzeko mail kostuak arabera.
• Save espazio dokumentuak gordetzeko. Da guztiak formatu elektronikoan gordeta.
• Erraza da erabiltzeko. Dokumentuaren bidaltzea toki bakar batetik egiten da. status garraiatutako dokumentu baten bilaketa azkar bat (bidali, jaso eta onartu D. r. arabera).
• Instant entrega. Informazio guztia hartzaileari bidaliko lortzen segundu gutxitan.
• Dokumentua ezin da galdu bere sisteman biltegiratze amaitu da.

desabantailak:

• produktua erabiltzeko eta horrek dirua balio du lizentziarik erosi behar duzu.
• Komunikatu askotan sistema bera parte-hartzaile bakarra artean.
• erakundeen arteko dokumentu elektroniko 1C edo beste edozein softwarea erabiliz aurrez erabilitako eskema desberdina. algoritmo berrien sarrera, langile guztien enpresa-jokabide buruzko galderak egin.
• Ekipo teknikoak. EDI erakundearen sarrera beharra ekipamendua erosteko eta langileak prestatzeko sistema berria kudeatzeko aurretik.
• EDM sinadura elektronikoa erabiliz egiten da, indarrean daudela horietatik 1 urte da. Beharrezkoa da, jarraipena egiteko eta berehala ziurtagiri eguneratu. Beharrezkoa da, halaber kontratista ziurtagiriak ekintzak kontrolatzeko, zerga arazoak ekiditeko.

erregulazio juridikoa

Zer arau-egintzak arautzen erakundeen arteko dokumentu elektroniko? Errusiako legedia biltzen ditu Federalak Legea №63 «sinadura elektronikoa On", Federaleko Zerga Zerbitzua dokumentuak arauak Ogasun Ministerioko kopurua MMV-7-2 / 168 ordenan daude erregistratuta. Erakundeak aginduak arteko EDI Ogasun № 50n oinarrituta. Lehen kontabilitate dokumentuak trukaketa-baldintzak formatu elektronikoan Federaleko Zerga Zerbitzua Agindua zenbakia MMV-7-6 / 36 @ agindutako. EDM prozesua jardueretan operadore guztiek Federaleko Zerga Zerbitzua Agindua gidatu behar № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

erakundeen arteko "VLSI" dokumentu elektronikoak ematen bezeroei abantaila hauek:

• dokumentuak bidali ahal hori Errusiar Federazioko lurraldean erregistratutako edozein erakunde. kontrarioak ez dagoelako "VLSI" sistemaren alderdi bat bada, langilea besterik erakundearen ordezkari batekin harremanetan eta gonbidapena e-mail sisteman parte bidaliko dira. Berehala berrespena ondoren partaideen artean informazioa trukatzeko egingo da bitartekaririk gabe.
• Instalatu software ordenagailu bat ez da beharrezkoa. Larreina egungo nabigatzailea eta Interneterako sarbidea bertsio bat izatea.
• To datuekin lan egiteko ez duela programa berezi bat behar. Txostenaren zen jatorriz hirugarren-party software, esaterako, 1C bezala prestatuta badago, posible da "VLSI" sistemaren integrazio konfiguratzeko.
• Dokumentuaren estandarra ez da ezarri. testua, kalkulu fitxategiak, irudiak eta abar bidal ditzakezu. D.

SKB "Kontur"

Errusiako lehen software garatzaile bat ere ekipamendu hornidura eta, horren bidez erakundeen arteko dokumentu elektroniko arduratzen da. "Ingurunea" DiaDoc sistema bat garatu eta horrek dokumentu elektronikoen trukaketa arabera. sistemaren ezaugarri bat da, datuak sartzeko atzerrian bitartean lor daiteke. Horretarako, enpresak roaming tarifak ere garatu du. Nahi izanez gero, mono sarbide datuak API bidez.

Zer behar duzu?

EDI konektatzeko, enpresek erosi behar:

• lizentziatutako software;
• zerbitzaria;
• berritzea ekipamendu;
• Tren langileak;
• pertsonalizatu eta integratzeko ECM barruko aplikazioetan erabiltzeko.

Horrelako inbertsioak ahal izateko erakundearen arteko dokumentu elektronikoak konektatu ezartzea behar? laguntza teknikoa kontsultatzeko kostua, eta software eguneratzerik sartzea SED - Inbertsio bigarren etapa. gastu horiek hilero ordaindu beharko dute.

ondorio

ordezkatzeko paper-oinarritutako e-mail iristen. Ez bakarrik erakundearen kostua prozesuak egiteko murrizten, baina baita enpresa-eraginkortasuna osotasunean handitzen. To EDI ongi funtzionatzen ari da, argi eta garbi formulatu helburuak eta sistema ezartzea ekipamendua behar bezala egokitu behar duzu.